12개 테이블을 어떻게 짰나 — 9월 2일 자리 배치 이야기

행사 준비에서 가장 오래 붙들고 있었던 것이 자리 배치였습니다. 장소를 잡는 것도, 식사를 정하는 것도 하루면 끝났는데 이건 며칠을 고쳤습니다. 신청자가 한 명 늘 때마다 처음부터 다시 짰고, 못 오신다는 연락이 오면 또 다시 짰습니다.

왜 그렇게까지 했는지 적어 두려 합니다. 다음에 오실 분들이 «저 사람들 자리 아무렇게나 앉히는 거 아니구나» 하고 아셨으면 해서입니다.

처음 온 사람에게 아는 얼굴이 하나는 있어야 합니다

저녁 자리에 혼자 들어와 네 명이 앉은 테이블에 앉는다고 생각해 보십시오. 나머지 셋이 서로 아는 사이면 그 두 시간은 견디는 시간이 됩니다. 명함을 주고받아도 이야기가 이어지지 않습니다.

그래서 첫 번째 규칙은 이것이었습니다. **초대한 분과 초대받은 분은 같은 테이블에 앉는다.** 지인의 손에 이끌려 오신 분이라면 최소한 그 지인은 옆에 있어야 합니다. 소개를 시작할 사람이 있어야 나머지 대화가 풀립니다.

그런데 이게 간단하지 않았습니다. 어떤 분은 다섯 명을 데려오셨습니다. 다섯 명을 한 테이블에 다 앉히면 그 테이블은 한 회사 회식이 됩니다. 그래서 여러 명을 초대하신 분은 그중 몇 분과만 같이 앉으시고 나머지는 다른 테이블로 보냈습니다. 대신 그 테이블에는 다른 분들이 함께 앉도록 했습니다.

테이블마다 이야기를 시작할 사람 한 명

두 번째 규칙은 호스트입니다. 테이블마다 진행을 맡을 분을 한 분씩 두었습니다. 순서를 정해 주고, 말이 없는 분에게 «대표님은 어떤 일 하세요?» 라고 물어 주는 역할입니다.

이게 없으면 어떻게 되는지는 겪어 보면 압니다. 다들 앉아서 물만 마십니다. 누군가 먼저 입을 열기를 기다리는데 아무도 안 엽니다. 어색함이 5분을 넘기면 그 테이블은 끝까지 조용합니다.

처음 오신 분이 한 테이블에 몰리면 안 됩니다

세 번째가 제일 까다로웠습니다. 그날 처음 오신 분이 절반 가까이 되었는데, 자리를 대충 채우다 보면 어떤 테이블은 네 명 전부가 처음 오신 분이 됩니다.

그 테이블에서는 아무도 «이 모임이 어떻게 돌아가는지» 를 설명해 줄 수 없습니다. 넷이 나란히 앉아 서로 «여기 원래 이런 데예요?» 하고 묻게 됩니다. 그래서 처음 오신 분과 이미 활동하시는 분을 섞었습니다.

그래서 결과가 어땠나

참석

49명

테이블

12개

처음 오신 분

23명

테이블당

4명

정해 둔 순서가 자꾸 밀렸습니다. 테이블마다 이야기가 안 끝나서였습니다. 진행하는 입장에서는 시간이 밀리는 게 곤란한 일인데, 그날은 그게 반가웠습니다.

«그거라면 제가 아는 사람이 있습니다» 라는 말이 여러 테이블에서 나왔습니다. 자리 배치가 잘 됐다는 증거는 그것 하나면 충분하다고 생각합니다.

다음에는 손으로 짜지 않습니다

이 세 가지 규칙은 머릿속에만 있었습니다. 그래서 사람이 늘 때마다 처음부터 다시 짜야 했고, 실제로 한 분은 끝까지 자리를 못 받으셨습니다. 지금은 이 규칙들을 그대로 옮겨 놓아서, 명단만 있으면 자리가 한 번에 나옵니다. 사람이 보고 고칠 수 있게 해 두었고요.

다음 자리는 10월 7일 (수) 저녁 5:30 – 9:00입니다. 이번에도 같은 기준으로 짭니다.